Ayuda del programa de facturación InterFact

1.- Introducción.-

2.- Autores.-

3.- Cómo dar de alta ...
3.1- artículos.-
3.2- clientes.-
3.3- proveedores.-

4.- Cómo emitir ...
4.1.- albaranes o notas de entrega.-
4.2.- facturas.-
4.3.- presupuestos.-
4.4.- compras.-

5.- Cómo consultar, modificar o eliminar ...
5.1.- artículos.-
5.2.- clientes.-
5.3.- proveedores.-
5.4.- albaranes o notas de entrega.-
5.5.- facturas.-
5.6.- presupuestos.-
5.7.- compras.-

6.- Cómo hacer estadísticas de ...
6.1.- facturas.-
6.2.- albaranes.-
6.3.- albaranes sin facturar.-
6.4.- compras.-

7.- Cómo hacer listados de ....-
7.1.- artículos.-
7.2.- inventario.-
7.3.- clientes.-
7.4.- proveedores.-

8.- Cómo configurar ...
8.1.- impresiones.-
8.2.- monedas.-
8.3.- impuestos.-

9.- Cómo pasar albaranes a facturas ...
9.1- de uno en uno.-
9.2- en serie y agrupando.-

10.- Cómo imprimir facturas en serie.-
11.- Cómo hacer control de almacén y pedidos.-
12.- Cómo bloquear el acceso mediante password.-
13.- Cómo hacer y restaurar copias de seguridad.-
14.- Cómo realizar anotaciones.-
15.- Cómo conectar con el bloc de notas o la calculadora.-
16.- Cómo registrar el programa.-
17- Cómo adaptar el programa a sus necesidades.-


1.- Introducción.-

 

InterFact es un sencillo programa creado por www.softpyme.net, con la intención de facilitar el proceso informático de facturación, control de existencias y seguimiento de clientes. Útil para una tienda, pyme o autónomo.

Fue detectada la necesidad de un programa que cubriese dichas necesidades en la pequeña y mediana empresa. Pero al contrario que los programas ya existentes, de una manera sencilla y eficaz, lejos de horas de aprendizaje antes de su utilización. Por ello su funcionamiento es muy intuitivo: refleja el proceso de facturación y presupuestos tal cual se realiza manualmente, mas aprovechando todas las ventajas del ordenador. De este modo las empresas donde está implantado generan automáticamente facturas, estadísticas e informes desde el primer día, sin necesidad de curso alguno y cubriendo eficientemente todas sus necesidades, la del riguroso control de almacén incluida.

Todo ello ha convertido a InterFact en uno de los más populares programas de facturación, llegando a alcanzar miles de descargas en unos meses de webs de software como: www.softonic.com, www.abcdatos.com, www.moffly.com, www.lycos.com o desde nuestra propia web: www.softpyme.net. SON MILES LOS USUARIOS QUE NOS AVALAN.

 

2.- Autores del programa.-

 

José Luis Sainz-Pardo Auñón, programador freelance, ha desarrollado para www.softpyme.net este sencillo y completo paquete de facturación y gestión. (Pueden contactarlo desde su web: www.sainz-pardo.org o en el siguiente correo electrónico: joseluis@sainz-pardo.org).

www.softpyme.net, es una factoría de software al servicio de las necesidades de sus clientes. Ofrecemos las soluciones informáticas más avanzadas: aplicaciones de uso fácil e intuitivo. Por todo ello nos consideramos Artesanos del Software.

Si busca:

     no deje de contactarnos:

     www.softpyme.net
     Correo electrónico: softpyme@softpyme.net
     Dirección: C/Padre Esplá, 47.- 1º1.- Alicante 03013
     Teléfono: 655 47 06 75

 

3.- Cómo dar de alta

 

3.1.- Cómo dar de alta artículos.-

 

El primer paso en el manejo de InterFact, sin duda alguna es el proceder a realizar el alta de artículos. Este proceso es vital, y desgraciadamente no es habitual prestarle el tiempo y la atención debida -sin duda alguna por el estrés del ambiente laboral- sin embargo, el hacerlo bien a su debido tiempo facilita el control de almacén y la posterior localización de artículos. Igualmente, evita modificaciones de artículos a posteriori.

El alta de artículos puede realizarse sencillamente siguiendo la siguiente ruta: Artículos > Alta de Artículos, o bien pulsando en la barra de herramientas el icono de Artículos o la tecla F5. Ante el usuario se desplegará el formulario de artículos, junto con todos sus campos. De todos ellos, Código (puede ser un código cualquiera con cifras y letras o bien el código de barras del artículo) y Concepto son de obligado cumplimento. Las existencias actuales y los precios no son obligatorios, pero sí aconsejables. Del resto pueden obviarse los que no se precisen, si bien realizaremos un breve comentario de cada uno:

     * Marca: marca del artículo, puede ser útil para localizar posteriormente los artículos correspondientes a determinada marca.
     * Proveedor: proveedor, distribuidor o fabricante del artículo, puede ser útil para localizar posteriormente los artículos correspondientes a determinado proveedor.
     * Familia: familia o clase del artículo, puede ser útil para localizar posteriormente los artículos correspondientes a determinada familia.
     * Descripción: su carácter es de uso puramente interno y corresponde a una descripción u observaciones más detalladas en torno el artículo.
     * Existencias: las hay de dos tipos, las actuales, que indican cuántas existencias de un determinado artículo tiene constancia el programa que hay en el stock; y las mínimas o número de existencias a partir del cuás el programa nos avisaría que hemos de solicitar un pedido de dicho artículo. Son imprescindibles para procesar posteriormente el inventario.
     * Precios: los precios en dos monedas, ojo, sin impuestos o con impuestos incluidos caso de poner la recarga impositiva a cero.
     * Precios de Coste: los precios de compra del artículo.
     * Control de Almacén: es una casilla de verificación que indica de qué artículos deseamos realizar un seguimiento de almacén. Habitualmente será de todos, salvo artículos concretos, de los que sea difícil, o a veces imposible, realizar su seguimiento.

Una vez rellenados correctamente los campos obligatorios más los deseados, procederemos al alta del artículo, simplemente pulsando el botón de Aceptar.

El botón de Restaurar, limpia el formulario.

En cuanto al botón de Cancelar, nos cancelaría el alta que estuviéramos llevando acabo y abandonaríamos el formulario.

A veces, resultan problemáticos los códigos a introducir. El programa, por defecto, sugiere un código numérico de 5 dígitos (variable desde Configuraciones > Configuraciones generales), mas admite también códigos alfanuméricos para que introduzcamos los códigos según nuestra costumbre habitual. En caso de existir durante el proceso de alta un artículo con un código igual al que estamos tratando, el programa no terminaría el proceso de alta, mostrando un mensaje de aviso.

De esta forma tan sencilla, como si rellenásemos las típicas fichas de cartulina escritas, se realiza el Alta de Artículos con el programa InterFact.

 

3.2.- Cómo dar de alta clientes.-


Pulse con el ratón sobre el icono de clientes en la barra de herramientas, o bien pulse la tecla de acceso rápido F7, o siga la ruta: Clientes > Alta de Clientes. De todas estas formas accederá al formulario de clientes.

En él, son de obligado cumplimento los siguientes campos:

     * Código: Admite números y letras. Por defecto, el ordenador nos presenta un número de tres cifras (podemos cambiar esta preferencia desde Configuraciones > Configuraciones generales). En caso de repetirse con el código de otro cliente ya dado de alta, InterFact emitiría una advertencia.
     * Nombre: Caso de repetirse el nombre de un cliente, el ordenador presentaría una advertencia antes de darlo de alta si en Configuraciones > Configuraciones generales tenemos habilitado: impedir la repetición de clientes con el mismo nombre.

Del resto de campos, CIF/NIF, Calle, Población, Provincia, Cpostal, Tfno1 y Forma de Pago tienen su reflejo a la hora de emitir los albaranes, facturas y presupuestos.

Tfno2, móvil, Fax, e-mail y observaciones son de carácter privado, no reflejándose en ninguna otra parte del programa.

 

3.3.- Cómo dar de alta proveedores.-

 

Siga la ruta: Compras > Alta de Proveedores. Así accederá al formulario de proveedores.

En él, es de obligado cumplimento el campo del nombre. Caso de repetirse el nombre de un proveedor, el ordenador presentaría una advertencia antes de darlo de alta.

El resto de campos: Cif, Calle, P. Cont, Población, Provincia, Cpostal y Forma de Pago Tfno1, Tfno2, móvil, Fax, e-mail, datos bancarios y observaciones son de carácter privado, no reflejándose en ninguna otra parte del programa.

 

4.- Cómo emitir …

 

4.1.- Cómo emitir albaranes o notas de entrega.-

 

Para emitir un albarán, pulse sobre el icono de albaranes en la barra de herramientas, bien la tecla rápida F12, o bien siga la siguiente ruta: Ventas > Albaranes.

Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de albaranes. Por defecto el programa le indicará el número de albarán, que se corresponde con el albarán siguiente al albarán de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta manera podrá comenzar la emisión de albaranes a partir de determinado número de albarán. Bastará con que le dé al primer albarán dicho número. Igualmente, puede hacerlo desde Configuraciones > Contadores. Una vez se detecte el comienzo de un nuevo año, el programa le preguntará si desea iniciar los contadores a cero, procediendo según usted le indique.

La fecha de emisión del albarán por defecto es la actual, pudiendo también ser variada.

A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente e incluso se puede introducir el nombre de un cliente no dado de alta. Si se desean introducir, consultar o variar los datos de dicho cliente desde el documento, pulse sobre el botón que dice Cliente.

Para introducir las distintas líneas del albarán introduzca o seleccione el código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar en el albarán. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo. Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos. Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.

Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.

Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.

Para imprimir el albarán, pulse sobre el botón de Imprimir, pudiéndose imprimir cada factura tantas veces como pulsemos sobre dicho botón. Recuerde que previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones de albarán ha de insertar sus datos, su logotipo así como darles el formato que desee.

El proceso de alta del albarán completo finaliza en el momento pulsamos el botón de Aceptar, salvándose dicho albarán.

Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos del albarán sin salvarlo.

Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir el albarán, rectificando los errores cometidos.

 

4.2.- Cómo emitir facturas.-

 


Para emitir una factura, pulse sobre el icono de facturas en la barra de herramientas, o bien la tecla rápida F9, o bien siga la siguiente ruta: Ventas > Facturas.

Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de facturas. Por defecto el programa le indicará el número de factura, que se corresponde con la factura siguiente a la factura de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta manera podrá comenzar la emisión de facturas a partir de determinado número de factura. También puede variarlo desde Configuraciones > Contadores.

La fecha de emisión de la factura por defecto es la actual, pudiendo también ser variada.

A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente.

Para introducir las distintas líneas del albarán introduzca o seleccione el código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar en el albarán. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo. Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos. Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.

Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.

Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.

Para imprimir la factura, pulse sobre el botón de Imprimir, pudiéndose imprimir cada factura tantas veces como pulsemos sobre dicho botón. Recuerde que previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones de factura ha de insertar sus datos, su logotipo así como darles el formato que desee.

El proceso de alta de la factura completo finaliza en el momento pulsamos el botón de Aceptar, salvándose dicha factura.

Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos de la factura sin salvarlo.

Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir la factura, rectificando los errores cometidos.

 

4.3.- Cómo emitir presupuestos.-


Para emitir una presupuesto, pulse sobre el icono de presupuestos en la barra de herramientas, o bien la tecla rápida F11, o bien siga la siguiente ruta: Ventas > Presupuestos.

Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de presupuestos. Por defecto el programa le indicará el número de presupuesto, que se corresponde con el presupuesto siguiente al presupuesto de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta manera podrá comenzar la emisión de presupuestos a partir de determinado número de presupuesto. También puede variarlo desde Configuraciones > Contadores.

La fecha de emisión del presupuesto por defecto es la actual, pudiendo también ser variada.

A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente.

Para introducir las distintas líneas del presupuesto introduzca o seleccione el código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar en el presupuesto. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo. Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos. Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.

Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.

Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.

Para imprimir el presupuesto, pulse sobre el botón de Imprimir, pudiéndose imprimir cada presupuesto tantas veces como pulsemos sobre dicho botón. Recuerde que previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones de presupuestos ha de insertar sus datos, su logotipo así como darles el formato que desee.

El proceso de alta de la presupuesto completo finaliza en el momento pulsamos el botón de Aceptar, salvándose dicho presupuesto.

Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos del presupuesto sin salvarlo.

Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir el presupuesto, rectificando los errores cometidos.

 

4.4.- Cómo emitir compras.-


Para dar de alta una compra o entrada de material, siga la siguiente ruta: Compras > Alta de compra.

Se desplegará ante usted, el formulario de alta de compras. Por defecto el programa le indicará el número de compra, que se corresponde con la compra siguiente a la compra de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta manera podrá comenzar el alta de compras a partir de determinado número de presupuesto. También puede variarlo desde Configuraciones > Contadores.

La fecha de emisión de la compra por defecto es la actual, pudiendo también ser variada.

A continuación introduzca o seleccione el proveedor mediante el cuadro desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un proveedor.

Para introducir las distintas líneas de compra introduzca o seleccione el código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar en la compra. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo. Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos. Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.

Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.

Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.

El proceso de alta de la compra completo finaliza en el momento pulsamos el botón de Aceptar, salvándose dicha compra.

Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos de la compra sin salvarla.

Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir la compra, rectificando los errores cometidos.

La principal finalidad de las compras es la de incrementar las existencias de material. Pueden ser asociadas bien con las facturas de compra o bien con los albaranes. Lo ideal es asociarlas con el documento que nos entregan cuando el material llega a la tienda.

 

5.- Cómo consultar, modificar, eliminar …

 

5.1.- Cómo consultar, modificar o eliminar artículos.-


Realizar la modificación de datos de algún artículo ya introducido es bastante sencillo. El primer paso será la localización de dicho artículo lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de artículos mediante la ruta: Artículos > Localización de Artículos o bien, mediante el icono de localización de artículos en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de artículos. Inicialmente aparecerán todos los artículos que se hayan introducido, mas se puede acotar los artículos a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: concepto, código, marca, familia y/o proveedor. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo. Una vez localizado en la tabla el artículo deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicho artículo quede resaltado sobre los demás. Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho artículo. Si lo que deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar. Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho artículo con todos sus datos, modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos finalmente el botón de modificar.

5.2.- Cómo consultar, modificar o eliminar clientes.-


Realizar la modificación de datos de algún cliente ya introducido es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicho cliente lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de clientes mediante la ruta: Clientes > Localización de Clientes, o bien, mediante el icono de localización de clientes en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de clientes.

Inicialmente aparecerán todos los clientes que se hayan introducido, mas se pueden acotar los clientes a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: código, nombre, población, y/o provincia. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizado en la tabla el cliente deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicho cliente quede resaltado sobre los demás. Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho cliente. Si lo que deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho cliente con todos sus datos, modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

5.3.- Cómo consultar, modificar o eliminar proveedores.-

 

Realizar la modificación de datos de algún proveedor ya introducido es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicho proveedor lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de Proveedores mediante la ruta: Compras > Localización de Proveedores. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de proveedores.

Inicialmente aparecerán todos los proveedores que se hayan introducido, mas se pueden acotar los proveedores a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: código, nombre, población, y/o provincia. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizado en la tabla el proveedor deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicho proveedor quede resaltado sobre los demás. Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho proveedor. Si lo que deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho proveedor con todos sus datos, modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

5.4.- Cómo consultar, modificar o eliminar albaranes o notas de entrega.-

 

Realizar la modificación de algún albarán ya introducido es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicho albarán lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de albaranes mediante la ruta: Ventas > Localizar Albaranes, o bien, mediante el icono de localizar albaranes en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de albaranes.

Inicialmente aparecerán todos los albaranes que se hayan introducido en el año actual, mas se puede acotar los albaranes a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizado en la tabla el albarán deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicho albarán quede resaltado sobre los demás. Para modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de consultar/modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho albarán con todos sus datos, modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicho albarán, bastará con que sobre la ficha del albarán pulsemos el botón de borrar.

 

5.5.- Cómo consultar, modificar o eliminar facturas.-


Realizar la modificación de alguna factura ya introducida es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicha factura lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de facturas mediante la ruta: Ventas > Localizar Facturas, o bien, mediante el icono de localizar facturas en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de facturas.

Inicialmente aparecerán todas las facturas que se hayan introducido en el año actual, mas se puede acotar las facturas a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizada en la tabla la factura deseada, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicha factura quede resaltada sobre los demás. Para modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de consultar/modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha factura con todos sus datos, modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicha factura, bastará con que sobre la ficha de la factura pulsemos el botón de borrar.

 

5.6.- Cómo consultar, modificar o eliminar presupuestos.

 

Realizar la modificación de algún presupuesto ya introducido es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicho presupuesto lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de presupuestos mediante la ruta: Ventas > Localizar Presupuestos, o bien, mediante el icono de localizar presupuestos en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de presupuestos.

Inicialmente aparecerán todos los presupuestos que se hayan introducido en el año actual, mas se pueden acotar los presupuestos a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizado en la tabla el presupuesto deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicho presupuesto quede resaltado sobre los demás. Para modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de consultar/modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho presupuesto con todos sus datos, modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicho presupuesto, bastará con que sobre la ficha del presupuesto pulsemos el botón de borrar.

 

5.7.- Cómo consultar, modificar o eliminar compras.


Realizar la modificación de alguna compra ya introducida es bastante sencillo.

El primer paso será la localización de dicha compra lo cuál puede realizarse abriendo la ventana de localización de compras mediante la ruta: Compras > Localizar Compras. De esta forma se desplegará la pantalla de localización de compras.

Inicialmente aparecerán todas las compras que se hayan introducido en el año actual, mas se puede acotar las compras a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o proveedor. Posteriormente se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los campos a la vez en los que se haya introducido algo.

Una vez localizada en la tabla la compra deseada, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que dicha compra quede resaltada sobre los demás. Para modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de consultar/modificar.

Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha compra con todos sus datos, modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea definitiva, pulsaremos el botón de modificar.

Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicha compra, bastará con que sobre la ficha de la factura pulsemos el botón de borrar.

 

6.- Cómo hacer estadísticas.-

 

6.1.- Cómo hacer estadísticas de facturas.-

 

Para realizar las estadísticas de las facturas emitidas, siga la siguiente ruta: Estadísticas > Estadísticas de Facturas. De esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de facturas, el cuál le mostrará las facturas emitidas entre dos fechas determinadas que usted puede seleccionar y a un cliente determinado que también puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística.

 

6.2.- Cómo hacer estadísticas de todos los albaranes emitidos.-

 

Para realizar las estadísticas de los albaranes emitidos, siga la siguiente ruta: Estadísticas > Estadísticas de todos los albaranes emitidos. De esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de todos los albaranes emitidos, el cuál le mostrará todos los albaranes emitidos entre dos fechas determinadas que usted puede seleccionar y a un cliente determinado que también puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística...

 

6.3.- Cómo hacer estadísticas de los albaranes sin facturar.-

 

Para realizar las estadísticas de los albaranes sin facturar, siga la siguiente ruta: Estadísticas > Estadísticas de los albaranes sin facturar. De esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de los albaranes sin facturar, el cuál le mostrará los albaranes sin facturar entre dos fechas determinadas que usted puede seleccionar y a un cliente determinado que también puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística.

 

6.4.- Cómo hacer estadísticas de compras.-

 

Para realizar la estadística de las compras realizadas, siga la siguiente ruta: Estadísticas > Estadísticas de Compras de esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de compras, el cuál le mostrará las compras realizadas entre dos fechas determinadas que usted puede seleccionar y a un proveedor determinado que también puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística.

 

7.- Cómo hacer listados.-

 

7.1.- Cómo hacer listados de artículos.-

 

Los listados de artículos pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por código, bien ordenados por nombre. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Artículos y selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres. Se desplegará un listado donde figurarán los siguientes campos: Código, Concepto, Marca, Familia, Existencias y Precio.

Si se desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.

 

7.2.- Cómo hacer listados de inventario.-

 

Los listados de artículos pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por código, bien ordenados por nombre. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Artículos y selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres. Se desplegará un listado donde figurarán los siguientes campos: Código, Concepto, Marca, Familia, Existencias y Precio.

Si se desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.

 

7.3.- Cómo hacer listados de clientes.-

 

Los listados de clientes pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por código, bien ordenados por nombre, o bien por provincia. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Clientes y selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres o bien orden por provincia. Se desplegará un listado donde figurarán todos los campos de la ficha de los clientes.

Si desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.

 

7.4.- Cómo hacer listados de proveedores.-

 

Los listados de proveedores pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por código, bien ordenados por nombre, o bien por provincia. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Proveedores y selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres o bien orden por provincia. Se desplegará un listado donde figurarán todos los campos de la ficha de los clientes.

Si desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.

 

8.- Cómo configurar …

 

8.1.- Cómo configurar las impresiones.-

 


Para configurar la impresión de los documentos, sígase la siguiente ruta: Configuraciones > Configurar Impresiones y elija el documento a configurar: factura, albarán o presupuesto. Accederá entonces al formulario de configuración de impresiones.

Destaca en él, a su izquierda un boceto de la impresión resultante. A su derecha tenemos los parámetros que configuran las impresiones, variándolos podremos modificarlas. Para ello habría de moverse entre las diferentes partes que componen la impresión, desplazándonos entre las pestañas superiores y variando sus distintos parámetros.

Dos notas: las unidades de dichos parámetros se corresponden a cms., pudiendo además ajustarse mediante un sencillo método de tanteo, de prueba y rectificación, y mediante la simulación del gráfico izquierdo.

Para insertar en el documento el logotipo de la empresa, éste ha de almacenarse en formato bmp y simplemente, indicarle al programa la ruta donde ha sido almacenado.

 

8.2.- Cómo configurar monedas.-

 

Para configurar las monedas, sígase la siguiente ruta: Configuraciones > Configurar Monedas. Puede introducirse el nombre y símbolo de la moneda a utilizar. Igualmente, podemos decidir el número de decimales con el que trabajaremos.

 

8.3.- Cómo configurar impuestos.-

 

Para configurar los impuestos, siga la siguiente ruta: Configuraciones > Configurar Impuestos. Dos son los impuestos con los que trabaja el programa y que pueden ser modificados: introduciéndoles a cada uno su correspondiente nombre, así como su correspondiente tasa impositiva en porcentaje. Igualmente, si se realiza retención en la factura, habrá de indicarse igualmente desde aquí. Tanto los impuestos como las retenciones que se desee aparezcan en las impresiones habrán además de indicarse en la configuración de impresiones.

 

9.- Cómo pasar albaranes a facturas.-

 

9.1.- Cómo pasar albaranes a facturas de uno en uno.-

 

Para pasar un albarán determinado a una factura basta con localizar en Ventas > localización de albaranes el albarán que deseamos facturar y una vez ya en su ficha, pulsaremos sobre Pasar a…, indicando que deseamos pasarlo a una factura. De esta forma sólo facturamos un albarán.

 

9.2.- Cómo pasar albaranes a facturas en serie y agrupando.-

 


Para pasar en serie albaranes ya realizados a facturas, el proceso es el siguiente:

Sígase la siguiente ruta: Ventas > Agrupar en Facturas. Aparecerá la pantalla de facturación en serie. En ella destacan dos tablas: la que contiene los albaranes sin facturar, en la parte superior, y la que contiene los albaranes a facturar, en la parte inferior. Ambas tablas están separadas por una serie de flechas.

Aparecen inicialmente en albaranes sin facturar, todos los albaranes pendientes de facturar, indistintamente del cliente. Mas puede seleccionarse un cliente determinado para acotar mejor la selección. Posteriormente, marcando sobre los albaranes aún sin facturar, pero que deseamos facturar, de manera que queden resaltados en negro, y pulsando después sobre la flecha que apunta hacia abajo, vamos introduciendo en la tabla inferior los albaranes a facturar. Si hubiéramos introducido alguno por error, podemos deshacer dicha introducción seleccionándolo en la tabla inferior y pulsando sobre la flecha que apunta hacia arriba. Si deseásemos seleccionar o deseleccionar todos, bastará con pulsar en los botones que dicen: Todos arriba o Todos abajo. Una vez terminada la selección, pulsaremos sobre el botón Pasar a Factura.

InterFact nos avisará entonces con una advertencia para que estemos seguros de que los albaranes seleccionados son aquéllos que queremos facturar, puesto que de aceptar, ya no nos los volverá a mostrar como pendientes de facturar. De continuar con el procedimiento, el programa nos aunará en una factura dichos albaranes, mostrándonos en una línea por encima a qué albarán corresponde cada concepto.

 

10.- Cómo imprimir facturas en serie.-

 

Esta utilidad es esencial para aquellas personas que van facturando sin imprimir y a finales o principios de mes deciden imprimir todas las facturas a la vez. Para efectuar este procedimiento, sígase la siguiente ruta: Ventas > Imprimir Facturas en Serie. Se desplegará el formulario de impresión de facturas en serie, en el que nos mostrará el año a imprimir y se pueden acotar las facturas a imprimir delimitando el número de factura inicial y el final.

 

11.- Cómo hacer control de almacén y pedidos.-

 

El control de almacén y pedidos es básico para conocer si alguna de las existencias se halla por debajo de los mínimos deseados y de esta manera poder proceder a las reposiciones. Para realizar el control de almacén y pedidos siga la siguiente ruta: Artículos > Control de Almacén y Pedidos. Se mostrarán las existencias que se hallen por debajo de los mínimos, y en caso de no haber ninguna, una advertencia nos lo comunicará.

 

12.- Cómo bloquear el acceso mediante password.-

 

Se puede bloquear el acceso al programa a personas no autorizadas mediante la introducción de un password. Para ello, sígase la siguiente ruta: Configuraciones > Password. Introdúzcase el password deseado, así como su confirmación. Para validarlo púlsese posteriormente Aceptar. El programa le pedirá dicho password cada vez que se inicie.

 

Una vez introducido, si se desea deshabilitar, sígase la misma ruta y déjese el password, así como su confirmación en blanco.

 

13.- Cómo hacer y restaurar copias de seguridad.-

 

Las copias de seguridad de los datos introducidos se realiza en dos fases: para la primera sígase la siguiente ruta: Utilidades > Copia de Seguridad > Grabar la base de datos actual. Indíquese la ruta donde se desea realizar la copia de seguridad, siendo A: en caso de querer realizarse sobre un diskette. Síganse a continuación los pasos que se indican. De esta forma se grabarán todos los datos relativos a los artículos, clientes, proveedores, etc.

 

Para salvar en cambio los datos relativos a las facturas, albaranes, presupuestos, etc. Relativos al año en curso, sígase la siguiente ruta: Utilidades > Copia de Seguridad > Salvar un año determinado. Indíquese la ruta donde se desea realizar la copia de seguridad, siendo A: en caso de querer realizarse sobre un diskette. Síganse a continuación los pasos que se indican.

 

De igual manera procedemos, en caso de problemas, para restaurar los datos anteriormente salvados, pero utilizando la ruta: Utilidades > Restaurar Copia de Seguridad > ...

 

Si se posee en el equipo de trabajo un grabador de cd, lo ideal es realizar la copia de seguridad en un cd regrabable mediante cualquier software de grabación. Para ello, grábese íntegramente el directorio donde está instalado el programa (por defecto C:\Archivos de Programa\InterFact). Para restaurar luego el sistema, cópiese el contenido de dicho cd en el directorio de instalación del programa.

 

14.- Cómo realizar anotaciones.-

 

Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Anotaciones. Llénese el cuadro de texto que se presenta de las anotaciones que se deseen y púlsese aceptar. Para volver a verlas, sígase la misma ruta.

 

15.- Cómo conectar con el bloc de notas o la calculadora.-

 

Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Bloc de Notas. Se abrirá la aplicación Bloc de Notas de windows, mas desde el programa InterFact.

 

Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Calculadora. Se abrirá la aplicación calculadora de windows, mas desde el programa InterFact.

 

16.- Cómo registrar el programa.-

 

Si desea registrar el programa, basta con que llame al número de teléfono: 655 47 06 75; o se conecte con nuestra web:  www.softpyme.net y siga las instrucciones que en la sección de compras se le indiquen; o bien mande un e-mail a: softpyme@softpyme.net con sus datos de contacto.

 

17.- Cómo adaptar el programa a sus necesidades.-

 

Aplicaciones SoftPyme, en su afán por adaptarse totalmente a las necesidades de sus clientes y remarcar su eslogan de Artesanos del Software ofrece la posibilidad de adaptar éste programa a sus necesidades particulares, en caso de precisar alguna modificación, personalización ó ampliación.

 

Para más información, póngase en contacto a través de nuestra página: www.softpyme.net o remitiéndonos un mail a softpyme@softpyme.net