1.- Introducción.-
AZControl es un sencillo programa creado por www.softpyme.net, con la
intención de facilitar el proceso informático de facturación, control de
existencias y seguimiento de clientes. Útil para una tienda, pyme o autónomo.
Fue detectada la necesidad de un programa que cubriese dichas necesidades en la
pequeña y mediana empresa. Pero al contrario que los programas ya existentes,
de una manera sencilla y eficaz, lejos de horas de aprendizaje antes de su
utilización. Por ello su funcionamiento es muy intuitivo: refleja el proceso de
facturación y presupuestos tal cual se realiza manualmente, mas
aprovechando todas las ventajas del ordenador. De este modo las empresas donde
está implantado generan automáticamente facturas, estadísticas e informes desde
el primer día, sin necesidad de curso alguno y cubriendo eficientemente todas
sus necesidades, la del riguroso control de almacén incluida.
Todo ello ha convertido a AZControl en uno de los más populares
programas de facturación, llegando a alcanzar miles de descargas en unos meses
de webs de software como: www.softonic.com,
www.abcdatos.com, www.moffly.com, www.lycos.com o desde nuestra
propia web: www.softpyme.net.
SON MILES LOS USUARIOS QUE NOS AVALAN.
2.- Autores del
programa.-
José Luis
Sainz-Pardo Auñón, programador freelance, ha desarrollado para www.softpyme.net este sencillo y completo
paquete de facturación y gestión. (Pueden contactarlo desde su web: www.sainz-pardo.org o en el siguiente
correo electrónico: joseluis@sainz-pardo.org).
www.softpyme.net, es una factoría de
software al servicio de las necesidades de sus clientes. Ofrecemos las
soluciones informáticas más avanzadas: aplicaciones de uso fácil e intuitivo.
Por todo ello nos consideramos Artesanos del Software.
Si busca:
no deje de contactarnos:
www.softpyme.net
Correo electrónico: softpyme@softpyme.net
Dirección: C/Padre Esplá, 47.- 1º1.-
Alicante 03013
Teléfono: 655 47 06 75
3.- Cómo dar de alta …
3.1.- Cómo dar de
alta artículos.-
El primer paso en el manejo de AZControl, sin duda alguna es el
proceder a realizar el alta de artículos. Este proceso es vital, y
desgraciadamente no es habitual prestarle el tiempo y la atención debida -sin
duda alguna por el estrés del ambiente laboral- sin embargo, el hacerlo bien a
su debido tiempo facilita el control de almacén y la posterior localización de
artículos. Igualmente, evita modificaciones de artículos a posteriori.
El alta de artículos puede realizarse sencillamente siguiendo la siguiente
ruta: Artículos > Alta de Artículos, o bien pulsando en la barra de
herramientas el icono de Artículos o la tecla F5. Ante el usuario
se desplegará el formulario de artículos, junto con todos sus campos. De todos
ellos, Código (puede ser un código cualquiera con cifras y letras o bien el
código de barras del artículo) y Concepto son de obligado cumplimento. Las
existencias actuales y los precios no son obligatorios, pero sí aconsejables.
Del resto pueden obviarse los que no se precisen, si bien realizaremos un breve
comentario de cada uno:
* Marca: marca del artículo, puede ser
útil para localizar posteriormente los artículos correspondientes a determinada
marca.
* Proveedor: proveedor, distribuidor o
fabricante del artículo, puede ser útil para localizar posteriormente los
artículos correspondientes a determinado proveedor.
* Familia: familia o clase del artículo,
puede ser útil para localizar posteriormente los artículos correspondientes a
determinada familia.
* Descripción: su carácter es de uso
puramente interno y corresponde a una descripción u observaciones más
detalladas en torno el artículo.
* Existencias: las hay de dos tipos, las
actuales, que indican cuántas existencias de un determinado artículo tiene
constancia el programa que hay en el stock; y las mínimas o número de
existencias a partir del cuás el programa nos avisaría que hemos de solicitar
un pedido de dicho artículo. Son imprescindibles para procesar posteriormente
el inventario.
* Precios: los precios en dos monedas,
ojo, sin impuestos o con impuestos incluidos caso de poner la recarga
impositiva a cero.
* Precios de Coste: los precios de compra
del artículo.
* Control de Almacén: es una casilla de
verificación que indica de qué artículos deseamos realizar un seguimiento de
almacén. Habitualmente será de todos, salvo artículos concretos, de los que sea
difícil, o a veces imposible, realizar su seguimiento.
Una vez rellenados correctamente los campos obligatorios más los deseados,
procederemos al alta del artículo, simplemente pulsando el botón de Aceptar.
El botón de Restaurar, limpia el formulario.
En cuanto al botón de Cancelar, nos cancelaría el alta que estuviéramos
llevando acabo y abandonaríamos el formulario.
A veces, resultan problemáticos los códigos a introducir. El programa, por
defecto, sugiere un código numérico de 5 dígitos (variable desde Configuraciones
> Configuraciones generales), mas admite también códigos alfanuméricos
para que introduzcamos los códigos según nuestra costumbre habitual. En caso de
existir durante el proceso de alta un artículo con un código igual al que
estamos tratando, el programa no terminaría el proceso de alta, mostrando un
mensaje de aviso.
De esta forma tan sencilla, como si rellenásemos las típicas fichas de
cartulina escritas, se realiza el Alta de Artículos con el programa AZControl.
3.2.- Cómo dar de
alta clientes.-
Pulse con el ratón sobre el icono de clientes en la barra de
herramientas, o bien pulse la tecla de acceso rápido F7, o siga la ruta:
Clientes > Alta de Clientes. De todas estas formas accederá al
formulario de clientes.
En él, son de obligado cumplimento los siguientes campos:
* Código: Admite números y letras. Por
defecto, el ordenador nos presenta un número de tres cifras (podemos cambiar
esta preferencia desde Configuraciones > Configuraciones generales). En caso
de repetirse con el código de otro cliente ya dado de alta, AZControl emitiría
una advertencia.
* Nombre: Caso de repetirse el nombre de
un cliente, el ordenador presentaría una advertencia antes de darlo de alta si
en Configuraciones > Configuraciones generales tenemos habilitado: impedir
la repetición de clientes con el mismo nombre.
Del resto de campos, CIF/NIF, Calle, Población, Provincia, Cpostal, Tfno1 y
Forma de Pago tienen su reflejo a la hora de emitir los albaranes, facturas y
presupuestos.
Tfno2, móvil, Fax, e-mail y observaciones son de carácter privado, no
reflejándose en ninguna otra parte del programa.
3.3.- Cómo dar de
alta proveedores.-
Siga la ruta: Compras > Alta de Proveedores.
Así accederá al formulario de proveedores.
En él, es de obligado cumplimento el campo del nombre. Caso de repetirse el
nombre de un proveedor, el ordenador presentaría una advertencia antes de darlo
de alta.
El resto de campos: Cif, Calle, P. Cont, Población, Provincia, Cpostal y Forma
de Pago Tfno1, Tfno2, móvil, Fax, e-mail, datos bancarios y observaciones son
de carácter privado, no reflejándose en ninguna otra parte del programa.
3.4.- Cómo dar de alta técnicos.-
Siga la ruta: Técnicos
> Alta de Técnicos. Así accederá al formulario de técnicos.
En él, es de obligado cumplimento el campo del nombre. Caso de repetirse el
nombre de un técnico, el ordenador presentaría una advertencia antes de darlo
de alta.
El resto de campos: Cif, Calle, P. Cont, Población, Provincia, Cpostal y Forma
de Pago Tfno1, Tfno2, móvil, Fax, e-mail, datos bancarios y observaciones son
de carácter privado, no reflejándose en ninguna otra parte del programa.
3.5.- Cómo dar de alta mano de obra.-
Siga la
ruta: Técnicos > Mano de obra. Así accederá al formulario de alta de
mano de obra.
Introduzca en él tanto el nombre de la mano de obra, así como su importe.
3.6.- Cómo dar de
alta aparatos.-
Si bien los
aparatos se van dando de alta automáticamente mediante la introducción del
correspondiente parte de reparación, presupuesto, albarán o factura, también
pueden darse de alta directamente desde:
Aparatos > Localización y gestión de
aparatos > Nuevo. Así accederá al formulario de ata directa de
aparatos.
Rellene
entonces los datos tanto de cliente, como de número de serie, tipo, etc. y
finalmente acepte.
4.- Cómo emitir …
4.1.- Cómo emitir albaranes
o notas de entrega.-
Para emitir un albarán, pulse sobre el icono de
albaranes en la barra de herramientas, bien la tecla rápida F12, o
bien siga la siguiente ruta: Ventas > Albaranes.
Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de albaranes. Por defecto el
programa le indicará el número de albarán, que se corresponde con el albarán
siguiente al albarán de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá
variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta
manera podrá comenzar la emisión de albaranes a partir de determinado número de
albarán. Bastará con que le dé al primer albarán dicho número. Igualmente,
puede hacerlo desde Configuraciones > Contadores. Una vez se detecte
el comienzo de un nuevo año, el programa le preguntará si desea iniciar los
contadores a cero, procediendo según usted le indique.
La fecha de emisión del albarán por defecto es la actual, pudiendo también ser
variada.
A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro
desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente e incluso se
puede introducir el nombre de un cliente no dado de alta. Si se desean
introducir, consultar o variar los datos de dicho cliente desde el documento,
pulse sobre el botón que dice Cliente.
Para introducir las distintas líneas del albarán introduzca o seleccione el
código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su
correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le
hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso
prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar
en el albarán. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que
situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos
pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo.
Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos.
Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.
Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el
ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le
indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.
Para introducir la
mano de obra empleada pulse sobre el botón Mano
Obra. Se desplegará ante usted un formulario desde el cuál podrá introducir
varias líneas de mano de obra.
Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.
Para imprimir el albarán, pulse sobre el botón de Imprimir, pudiéndose
imprimir cada factura tantas veces como pulsemos sobre dicho botón. Recuerde
que previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones de
albarán ha de insertar sus datos, su logotipo así como darles el formato que
desee.
El proceso de alta del albarán completo finaliza en el momento pulsamos el
botón de Aceptar, salvándose dicho albarán.
Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos del albarán sin salvarlo.
Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir el
albarán, rectificando los errores cometidos.
4.2.- Cómo emitir partes de
reparación.-
Para emitir un albarán, pulse sobre el icono de
reparaciones en la barra de herramientas, bien la tecla rápida F6, o
bien siga la siguiente ruta: Ventas > Reparaciones.
Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de reparaciones. Por defecto
el programa le indicará el número de reparación, que se corresponde con la
reparación siguiente a la reparación de número mayor que haya sido introducido.
Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho
número. De esta manera podrá comenzar la emisión de reparaciones a partir de
determinado número de reparación. Bastará con que le dé a la primera reparación
dicho número. Igualmente, puede hacerlo desde Configuraciones >
Contadores. Una vez se detecte el comienzo de un nuevo año, el programa le
preguntará si desea iniciar los contadores a cero, procediendo según usted le
indique.
La fecha de emisión de la reparación por defecto es la actual, pudiendo también
ser variada.
A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro
desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente e incluso se
puede introducir el nombre de un cliente no dado de alta. Si se desean
introducir, consultar o variar los datos de dicho cliente desde el documento,
pulse sobre el botón que dice Cliente.
Para introducir o consultar los datos tanto de la
avería como de la reparación a efectuar, pulse sobre el botón Datos Avería.
Para introducir las distintas líneas del albarán introduzca o seleccione el
código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su
correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le
hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso
prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar
en el albarán. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que
situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos
pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo.
Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos.
Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.
Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el
ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le
indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.
Para introducir la mano de obra empleada pulse sobre
el botón Mano Obra. Se desplegará
ante usted un formulario desde el cuál podrá introducir varias líneas de mano
de obra.
Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.
Para imprimir el parte de reparación, pulse sobre el botón de Imprimir,
pudiéndose imprimir cada factura tantas veces como pulsemos sobre dicho botón.
Recuerde que previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones
de reparación ha de insertar sus
datos, su logotipo así como darles el formato que desee.
El proceso de alta de la reparación finaliza en el momento pulsamos el botón de
Aceptar, salvándose dicha reparación.
Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos de la reparación sin salvarla.
Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir la
reparación, rectificando los errores cometidos.
Para emitir una factura, pulse sobre el icono de facturas en la barra de
herramientas, o bien la tecla rápida F9, o bien siga la siguiente ruta: Ventas
> Facturas.
Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de facturas. Por defecto el
programa le indicará el número de factura, que se corresponde con la factura
siguiente a la factura de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá
variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta
manera podrá comenzar la emisión de facturas a partir de determinado número de
factura. También puede variarlo desde Configuraciones > Contadores.
La fecha de emisión de la factura por defecto es la actual, pudiendo también
ser variada.
A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro
desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente.
Para introducir las distintas líneas del albarán introduzca o seleccione el
código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su
correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le
hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso
prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar
en el albarán. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que
situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos
pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo.
Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos.
Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.
Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el
ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le
indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.
Para introducir la mano de obra empleada pulse sobre
el botón Mano Obra. Se desplegará
ante usted un formulario desde el cuál podrá introducir varias líneas de mano
de obra.
Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.
Para imprimir la factura, pulse sobre el botón de Imprimir, pudiéndose imprimir
cada factura tantas veces como pulsemos sobre dicho botón. Recuerde que
previamente, desde Configuraciones > Configurar impresiones de
factura ha de insertar sus datos, su logotipo así como darles el formato que
desee.
El proceso de alta de la factura completo finaliza en el momento pulsamos el
botón de Aceptar, salvándose dicha factura.
Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos de la factura sin salvarlo.
Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir la
factura, rectificando los errores cometidos.
4.4.- Cómo emitir presupuestos.-
Para emitir una presupuesto, pulse sobre el icono de presupuestos en la
barra de herramientas, o bien la tecla rápida F11, o bien siga la
siguiente ruta: Ventas > Presupuestos.
Se desplegará ante usted, el formulario de emisión de presupuestos. Por defecto
el programa le indicará el número de presupuesto, que se corresponde con el
presupuesto siguiente al presupuesto de número mayor que haya sido introducido.
Usted podrá variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho
número. De esta manera podrá comenzar la emisión de presupuestos a partir de
determinado número de presupuesto. También puede variarlo desde Configuraciones
> Contadores.
La fecha de emisión del presupuesto por defecto es la actual, pudiendo también
ser variada.
A continuación introduzca o seleccione el cliente mediante el cuadro
desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un cliente.
Para introducir o consultar los datos tanto de la
avería como de la reparación a efectuar, pulse sobre el botón Datos Avería.
Para introducir las distintas líneas del presupuesto introduzca o seleccione el
código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su
correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le
hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso
prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar
en el presupuesto. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta
que situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente,
podríamos pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia
abajo. Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que
precisamos. Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se
registrará.
Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el
ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le
indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.
Para introducir la mano de obra empleada pulse sobre
el botón Mano Obra. Se desplegará
ante usted un formulario desde el cuál podrá introducir varias líneas de mano
de obra.
Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.
Para imprimir el presupuesto, pulse sobre el botón de Imprimir,
pudiéndose imprimir cada presupuesto tantas veces como pulsemos sobre dicho
botón. Recuerde que previamente, desde Configuraciones > Configurar
impresiones de presupuestos ha de insertar sus datos, su logotipo así como
darles el formato que desee.
El proceso de alta de la presupuesto completo finaliza en el momento pulsamos
el botón de Aceptar, salvándose dicho presupuesto.
Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos del presupuesto sin salvarlo.
Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir el
presupuesto, rectificando los errores cometidos.
Para dar de alta una compra o entrada de material, siga la siguiente ruta: Compras
> Alta de compra.
Se desplegará ante usted, el formulario de alta de compras. Por defecto el
programa le indicará el número de compra, que se corresponde con la compra
siguiente a la compra de número mayor que haya sido introducido. Usted podrá
variarlo si así lo desea, siempre y cuando no se repita dicho número. De esta
manera podrá comenzar el alta de compras a partir de determinado número de
presupuesto. También puede variarlo desde Configuraciones > Contadores.
La fecha de emisión de la compra por defecto es la actual, pudiendo también ser
variada.
A continuación introduzca o seleccione el proveedor mediante el cuadro
desplegable, si bien no es obligatorio seleccionar un proveedor.
Para introducir las distintas líneas de compra introduzca o seleccione el
código o el concepto del artículo. Si dicho artículo tiene dada de alta su
correspondiente ficha, automáticamente aparecerá el precio que en ella le
hubiésemos dado, si bien puede introducir un artículo no dado de alta e incluso
prescindir del código o del concepto. Asigne la cantidad del artículo a reseñar
en la compra. El proceso de introducción de un concepto no finaliza hasta que
situándonos sobre la casilla del total pulsemos intro. Igualmente, podríamos
pulsar el botón que hay a su derecha con una flecha apuntando hacia abajo.
Repetiremos este proceso hasta introducir todas las líneas que precisamos.
Recuerde que si no se baja una línea a la tabla, dicha línea no se registrará.
Si desease modificar o suprimir alguna de las líneas introducidas, pulse con el
ratón sobre dicha línea. El programa le preguntará si desea eliminarla, si le
indica que sí, la eliminará, si le indica que no, podrá proceder a modificarla.
Finalmente podremos modificar las observaciones o la forma de pago.
El proceso de alta de la compra completo finaliza en el momento pulsamos el
botón de Aceptar, salvándose dicha compra.
Si pulsásemos Cancelar, nos saldríamos de la compra sin salvarla.
Si pulsásemos Restaurar, podríamos comenzar de nuevo a introducir la
compra, rectificando los errores cometidos.
La principal finalidad de las compras es la de incrementar las existencias de
material. Pueden ser asociadas bien con las facturas de compra o bien con los
albaranes. Lo ideal es asociarlas con el documento que nos entregan cuando el
material llega a la tienda.
5.- Cómo consultar,
modificar, eliminar …
5.1.- Cómo
consultar, modificar o eliminar artículos.-
Realizar la modificación de datos de algún artículo ya introducido es bastante
sencillo. El primer paso será la localización de dicho artículo lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de artículos mediante la ruta:
Artículos > Localización de Artículos o bien, mediante el icono de
localización de artículos en la barra de herramientas. De esta forma se
desplegará la pantalla de localización de artículos. Inicialmente aparecerán
todos los artículos que se hayan introducido, mas se puede acotar los artículos
a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes campos: concepto, código,
marca, familia y/o proveedor. Posteriormente se pulsará el botón de localizar,
realizándose la localización en función de todos los campos a
la vez en los que se haya introducido algo. Una vez localizado en la tabla el
artículo deseado, pulsaremos sobre el borde izquierdo de ella, de manera que
dicho artículo quede resaltado sobre los demás. Pulsando el botón de borrar,
eliminaríamos dicho artículo. Si lo que deseamos es modificarlo o consultarlo,
pulsaremos el botón de modificar. Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho
artículo con todos sus datos, modificando aquellos campos que deseemos. Para
que la modificación sea definitiva, pulsaremos finalmente el botón de
modificar.
5.2.- Cómo
consultar, modificar o eliminar clientes.-
Realizar la modificación de datos de algún cliente ya introducido es
bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho cliente lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de clientes mediante la ruta: Clientes
> Localización de Clientes, o bien, mediante el icono de localización
de clientes en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la
pantalla de localización de clientes.
Inicialmente aparecerán todos los clientes que se hayan introducido, mas se
pueden acotar los clientes a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes
campos: código, nombre, población, y/o provincia. Posteriormente se pulsará el
botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los
campos a la vez en los que se haya introducido algo.
Una vez localizado en la tabla el cliente deseado, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicho cliente quede resaltado sobre los demás.
Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho cliente. Si lo que
deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho cliente con todos sus datos,
modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
5.3.- Cómo consultar, modificar o eliminar proveedores.-
Realizar la modificación de datos de algún
proveedor ya introducido es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho proveedor lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de Proveedores mediante la ruta:
Compras > Localización de Proveedores. De esta forma se desplegará la
pantalla de localización de proveedores.
Inicialmente aparecerán todos los proveedores que se hayan introducido, mas se
pueden acotar los proveedores a mostrar introduciendo uno o más de los
siguientes campos: código, nombre, población, y/o provincia. Posteriormente se
pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función
de todos los campos a la vez en los que se haya
introducido algo.
Una vez localizado en la tabla el proveedor deseado, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicho proveedor quede resaltado sobre los
demás. Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho proveedor. Si lo
que deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho proveedor con todos sus datos,
modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
5.4.- Cómo consultar, modificar o eliminar técnicos.-
Realizar la modificación de datos de algún técnico
ya introducido es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho técnico lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de técnicos mediante la ruta: Técnicos
> Localización de Técnicos. De esta forma se desplegará la pantalla de
localización de técnicos.
Inicialmente aparecerán todos los técnicos que se hayan introducido, mas se
pueden acotar los técnicos a mostrar introduciendo uno o más de los siguientes
campos: código, nombre, población, y/o provincia. Posteriormente se pulsará el
botón de localizar, realizándose la localización en función de todos los
campos a la vez en los que se haya introducido algo.
Una vez localizado en la tabla el técnico deseado, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicho técnico quede resaltado sobre los demás.
Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicho técnico. Si lo que
deseamos es modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho técnico con todos sus datos,
modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
5.5.- Cómo
consultar, modificar o eliminar mano de obra.-
Realizar la consulta o modificación de mano de
obra ya introducida es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicha mano de obra lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de mano de obra mediante la
ruta: Técnicos > Localizar mano de obra. De esta forma se desplegará
la pantalla de localización de mano de obra.
Inicialmente aparecerá toda la mano de obra que se hayan introducido, mas se
puede acotar introduciendo todo o parte del nombre dado a dicha mano de obra.
Posteriormente se pulsará el botón de localizar.
Una vez localizada en la tabla la mano de obra, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicha mano de obra quede resaltada sobre las
demás. Pulsando el botón de borrar, eliminaríamos dicha mano de obra. Si
lo que deseamos es modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha mano de obra con todos sus datos,
modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de aceptar.
5.6.-
Cómo consultar, modificar o eliminar
aparatos.-
Realizar la
consulta o modificación de un aparato ya introducido es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho aparato lo cuál puede realizarse
abriendo la ventana de localización de aparatos mediante la ruta: Aparatos
> Localización y gestión de aparatos. De esta forma se desplegará la
pantalla de localización de aparatos.
Es preciso introducir alguno de los datos para acotar la localización.
Posteriormente se pulsará el botón de localizar.
Una vez localizada en la tabla el aparato, pulsaremos sobre el borde izquierdo
de ella, de manera que dicho aparato quede resaltado sobre los demás. Pulsando
el botón de borrar, eliminaríamos dicho aparato. Si lo que deseamos es
modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho aparato con todos sus datos,
modificando aquellos campos que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de aceptar.
5.7.- Cómo consultar, modificar o
eliminar albaranes o notas de entrega.-
Realizar la
modificación de algún albarán ya introducido es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho albarán lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de albaranes mediante la ruta: Ventas
> Localizar Albaranes, o bien, mediante el icono de localizar
albaranes en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la
pantalla de localización de albaranes.
Inicialmente aparecerán todos los albaranes que se hayan introducido en el año
actual, mas se puede acotar los albaranes a mostrar introduciendo uno o más de
los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente se
pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función
de todos los campos a la vez en los que se haya
introducido algo.
Una vez localizado en la tabla el albarán deseado, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicho albarán quede resaltado sobre los demás.
Para modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de consultar/modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho albarán con todos sus datos,
modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicho albarán, bastará con que
sobre la ficha del albarán pulsemos el botón de borrar.
5.8.- Cómo consultar, modificar o eliminar partes de reparación.-
Realizar la modificación de partes de reparación
ya introducidos es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho parte de reparación lo cuál
puede realizarse abriendo la ventana de localización de partes mediante la
ruta: Ventas > Localizar Reparaciones, o bien, mediante el icono
de localizar reparaciones en la barra de herramientas. De esta forma se
desplegará la pantalla de localización de reparaciones.
Inicialmente aparecerán todas las reparaciones que se hayan introducido en el
mes actual, mas se puede acotar las reparaciones a mostrar introduciendo uno o
más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente
se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en
función de todos los campos a la vez en los que se
haya introducido algo.
Una vez localizada en la tabla la reparación deseado, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicha reparación quede resaltada sobre las
demás. Para modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de consultar/modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha reparación con todos sus datos,
modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicha reparación, bastará con que
sobre la ficha de la reparación pulsemos el botón de borrar.
5.9.- Cómo consultar,
modificar o eliminar facturas.-
Realizar la modificación de alguna factura ya introducida es bastante
sencillo.
El primer paso será la localización de dicha factura lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de facturas mediante la ruta: Ventas
> Localizar Facturas, o bien, mediante el icono de localizar facturas
en la barra de herramientas. De esta forma se desplegará la pantalla de localización
de facturas.
Inicialmente aparecerán todas las facturas que se hayan introducido en el año
actual, mas se puede acotar las facturas a mostrar introduciendo uno o más de
los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente se
pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función
de todos los campos a la vez en los que se haya
introducido algo.
Una vez localizada en la tabla la factura deseada, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicha factura quede resaltada sobre los demás.
Para modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de consultar/modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha factura con todos sus datos,
modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicha factura, bastará con que
sobre la ficha de la factura pulsemos el botón de borrar.
5.10.- Cómo consultar, modificar o
eliminar presupuestos.
Realizar la
modificación de algún presupuesto ya introducido es bastante sencillo.
El primer paso será la localización de dicho presupuesto lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de presupuestos mediante la
ruta: Ventas > Localizar Presupuestos, o bien, mediante el icono
de localizar presupuestos en la barra de herramientas. De esta forma se
desplegará la pantalla de localización de presupuestos.
Inicialmente aparecerán todos los presupuestos que se hayan introducido en el
año actual, mas se pueden acotar los presupuestos a mostrar introduciendo uno o
más de los siguientes campos: número, fecha, año, y/o cliente. Posteriormente
se pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en
función de todos los campos a la vez en los que se haya
introducido algo.
Una vez localizado en la tabla el presupuesto deseado, pulsaremos sobre el
borde izquierdo de ella, de manera que dicho presupuesto quede resaltado sobre
los demás. Para modificarlo o consultarlo, pulsaremos el botón de consultar/modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicho presupuesto con todos sus datos,
modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicho presupuesto, bastará con que
sobre la ficha del presupuesto pulsemos el botón de borrar.
5.11.- Cómo consultar, modificar o
eliminar compras.
Realizar la modificación de alguna compra ya introducida es bastante
sencillo.
El primer paso será la localización de dicha compra lo cuál puede
realizarse abriendo la ventana de localización de compras mediante la ruta: Compras
> Localizar Compras. De esta forma se desplegará la pantalla de
localización de compras.
Inicialmente aparecerán todas las compras que se hayan introducido en el año
actual, mas se puede acotar las compras a mostrar introduciendo uno o más de
los siguientes campos: número, fecha, año, y/o proveedor. Posteriormente se
pulsará el botón de localizar, realizándose la localización en función
de todos los campos a la vez en los que se haya
introducido algo.
Una vez localizada en la tabla la compra deseada, pulsaremos sobre el borde
izquierdo de ella, de manera que dicha compra quede resaltada sobre los demás.
Para modificarla o consultarla, pulsaremos el botón de consultar/modificar.
Ante nosotros aparecerá la ficha de dicha compra con todos sus datos,
modificando aquellos campos o líneas que deseemos. Para que la modificación sea
definitiva, pulsaremos el botón de modificar.
Si deseásemos eliminar, en vez de modificar dicha compra, bastará con que sobre
la ficha de la factura pulsemos el botón de borrar.
6.- Cómo hacer
estadísticas.-
6.1.- Cómo hacer
estadísticas de facturas.-
Para
realizar las estadísticas de las facturas emitidas, siga la siguiente
ruta: Estadísticas > Estadísticas de Facturas. De esta forma podrá
acceder al formulario de estadísticas de facturas, el cuál le mostrará las
facturas emitidas entre dos fechas determinadas que usted puede seleccionar y a
un cliente determinado que también puede elegir. Una vez acotados dichos
campos, pulse el botón que dice: Estadística.
6.2.- Cómo hacer
estadísticas de todos los albaranes emitidos.-
Para
realizar las estadísticas de los albaranes emitidos, siga la siguiente
ruta: Estadísticas > Estadísticas de todos los albaranes emitidos. De
esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de todos los albaranes
emitidos, el cuál le mostrará todos los albaranes emitidos entre dos fechas
determinadas que usted puede seleccionar y a un cliente determinado que también
puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística...
6.3.- Cómo hacer estadísticas de los albaranes sin facturar.-
Para
realizar las estadísticas de los albaranes sin facturar, siga la
siguiente ruta: Estadísticas > Estadísticas de los albaranes sin facturar.
De esta forma podrá acceder al formulario de estadísticas de los albaranes sin
facturar, el cuál le mostrará los albaranes sin facturar entre dos fechas
determinadas que usted puede seleccionar y a un cliente determinado que también
puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que dice: Estadística.
6.4.- Cómo hacer
estadísticas de compras.-
Para realizar la estadística de
las compras realizadas, siga la siguiente ruta: Estadísticas >
Estadísticas de Compras de esta forma podrá acceder al formulario de
estadísticas de compras, el cuál le mostrará las compras realizadas entre dos
fechas determinadas que usted puede seleccionar y a un proveedor determinado
que también puede elegir. Una vez acotados dichos campos, pulse el botón que
dice: Estadística.
6.5.- Cómo hacer un historial de
aparatos.-
Para
conocer el historial de un aparato, siga la siguiente ruta: Aparatos >
Historial. De esta forma podrá acceder al formulario desde el cuál realizar
el historial de los aparatos. Para ello introduzca el número de serie del
aparato. Si no tuviera el aparato que quiere localizar número de serie,
seleccione entonces el cliente a quien pertenece dicho aparato.
Una vez
acotados dichos campos, pulse el botón de Localizar.
7.- Cómo hacer
listados.-
7.1.- Cómo hacer
listados de artículos.-
Los listados
de artículos pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por código,
bien ordenados por nombre. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados y
estadísticas > Listados > Artículos y selecciónese bien orden por
códigos, bien orden por nombres. Se desplegará un listado donde figurarán los
siguientes campos: Código, Concepto, Marca, Familia, Existencias y Precio.
Si se desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.
7.2.- Cómo hacer
listados de inventario.-
Los listados
de artículos pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por
código, bien ordenados por nombre. Para ello sígase la siguiente ruta: Listados
y estadísticas > Listados > Artículos y selecciónese bien orden por
códigos, bien orden por nombres. Se desplegará un listado donde figurarán los
siguientes campos: Código, Concepto, Marca, Familia, Existencias y Precio.
Si se desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.
7.3.- Cómo hacer
listados de clientes.-
Los listados
de clientes pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados por
código, bien ordenados por nombre, o bien por provincia. Para ello sígase la
siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Clientes y
selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres o bien orden por
provincia. Se desplegará un listado donde figurarán todos los campos de la
ficha de los clientes.
Si desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.
7.4.- Cómo hacer listados de proveedores.-
Los listados
de proveedores pueden realizarse de manera que aparezcan, bien ordenados
por código, bien ordenados por nombre, o bien por provincia. Para ello sígase la
siguiente ruta: Listados y estadísticas > Listados > Proveedores y
selecciónese bien orden por códigos, bien orden por nombres o bien orden por
provincia. Se desplegará un listado donde figurarán todos los campos de la
ficha de los clientes.
Si desease imprimirlo, púlsese: Imprimir.
8.- Cómo configurar …
8.1.- Cómo
configurar las impresiones.-
Para configurar la impresión de los documentos, sígase la siguiente
ruta: Configuraciones > Configurar Impresiones y elija el documento a
configurar: factura, albarán o presupuesto. Accederá entonces al formulario de
configuración de impresiones.
Destaca en él, a su izquierda un boceto de la impresión resultante. A su
derecha tenemos los parámetros que configuran las impresiones, variándolos
podremos modificarlas. Para ello habría de moverse entre las diferentes partes
que componen la impresión, desplazándonos entre las pestañas superiores y
variando sus distintos parámetros.
Dos notas: las unidades de dichos parámetros se corresponden a cms., pudiendo
además ajustarse mediante un sencillo método de tanteo, de prueba y
rectificación, y mediante la simulación del gráfico izquierdo.
Para insertar en el documento el logotipo de la empresa, éste ha de almacenarse
en formato bmp y simplemente, indicarle al programa la ruta donde ha sido
almacenado.
8.2.- Cómo
configurar monedas.-
Para configurar
las monedas, sígase la siguiente ruta: Configuraciones > Configurar
Monedas. Puede introducirse el nombre y símbolo de la moneda a utilizar.
Igualmente, podemos decidir el número de decimales con el que trabajaremos.
8.3.- Cómo
configurar impuestos.-
Para configurar
los impuestos, siga la siguiente ruta: Configuraciones > Configurar
Impuestos. Dos son los impuestos con los que trabaja el programa y que
pueden ser modificados: introduciéndoles a cada uno su correspondiente nombre,
así como su correspondiente tasa impositiva en porcentaje. Igualmente, si se
realiza retención en la factura, habrá de indicarse igualmente desde aquí.
Tanto los impuestos como las retenciones que se desee aparezcan en las
impresiones habrán además de indicarse en la configuración de impresiones.
9.- Cómo pasar
albaranes a facturas.-
9.1.- Cómo pasar
albaranes a facturas de uno en uno.-
Para pasar
un albarán determinado a una factura basta con localizar en Ventas
> localización de albaranes el albarán que deseamos facturar y una vez
ya en su ficha, pulsaremos sobre Pasar a…, indicando que deseamos
pasarlo a una factura. De esta forma sólo facturamos un albarán.
9.2.- Cómo pasar
albaranes a facturas en serie y agrupando.-
Para pasar en serie albaranes ya realizados a facturas, el proceso es el
siguiente:
Sígase la siguiente ruta: Ventas > Agrupar en Facturas. Aparecerá la
pantalla de facturación en serie. En ella destacan dos tablas: la que contiene
los albaranes sin facturar, en la parte superior, y la que contiene los albaranes
a facturar, en la parte inferior. Ambas tablas están separadas por una
serie de flechas.
Aparecen inicialmente en albaranes sin facturar, todos los albaranes
pendientes de facturar, indistintamente del cliente. Mas puede
seleccionarse un cliente determinado para acotar mejor la selección.
Posteriormente, marcando sobre los albaranes aún sin facturar, pero que
deseamos facturar, de manera que queden resaltados en negro, y pulsando después
sobre la flecha que apunta hacia abajo, vamos introduciendo en la tabla
inferior los albaranes a facturar. Si hubiéramos introducido alguno por error,
podemos deshacer dicha introducción seleccionándolo en la tabla inferior y
pulsando sobre la flecha que apunta hacia arriba. Si deseásemos seleccionar o
deseleccionar todos, bastará con pulsar en los botones que dicen: Todos
arriba o Todos abajo. Una vez terminada la selección, pulsaremos
sobre el botón Pasar a Factura.
AZControl nos avisará entonces con una advertencia para que estemos
seguros de que los albaranes seleccionados son aquéllos que queremos facturar,
puesto que de aceptar, ya no nos los volverá a mostrar como pendientes de
facturar. De continuar con el procedimiento, el programa nos aunará en una
factura dichos albaranes, mostrándonos en una línea por encima a qué albarán
corresponde cada concepto.
10.- Cómo
imprimir facturas en serie.-
Esta utilidad
es esencial para aquellas personas que van facturando sin imprimir y a finales
o principios de mes deciden imprimir todas las facturas a la vez. Para efectuar
este procedimiento, sígase la siguiente ruta: Ventas > Imprimir Facturas en Serie. Se desplegará el formulario
de impresión de facturas en serie, en el que nos mostrará el año a imprimir y
se pueden acotar las facturas a imprimir delimitando el número de factura
inicial y el final.
11.- Cómo hacer
control de almacén y pedidos.-
El control de almacén y pedidos es básico para conocer si
alguna de las existencias se halla por debajo de los mínimos deseados y de esta
manera poder proceder a las reposiciones. Para realizar el control de almacén y
pedidos siga la siguiente ruta: Artículos
> Control de Almacén y Pedidos. Se mostrarán las existencias que se
hallen por debajo de los mínimos, y en caso de no haber ninguna, una
advertencia nos lo comunicará.
12.- Cómo
bloquear el acceso mediante password.-
Se puede bloquear el acceso al programa a personas no
autorizadas mediante la introducción de un password.
Para ello, sígase la siguiente ruta: Configuraciones
> Password. Introdúzcase el password
deseado, así como su confirmación. Para validarlo púlsese posteriormente
Aceptar. El programa le pedirá dicho password
cada vez que se inicie.
Una vez introducido, si se desea deshabilitar, sígase la
misma ruta y déjese el password, así
como su confirmación en blanco.
13.- Cómo hacer
y restaurar copias de seguridad.-
Las copias de seguridad de los datos introducidos se realiza
en dos fases: para la primera sígase la siguiente ruta: Utilidades > Copia de Seguridad > Grabar la base de datos actual.
Indíquese la ruta donde se desea realizar la copia de seguridad, siendo A: en
caso de querer realizarse sobre un diskette. Síganse a continuación los pasos
que se indican. De esta forma se grabarán todos los datos relativos a los
artículos, clientes, proveedores, etc.
Para salvar en cambio los datos relativos a las facturas,
albaranes, presupuestos, etc. Relativos al año en curso, sígase la siguiente
ruta: Utilidades > Copia de Seguridad
> Salvar un año determinado. Indíquese la ruta donde se desea realizar
la copia de seguridad, siendo A: en caso de querer realizarse sobre un
diskette. Síganse a continuación los pasos que se indican.
De igual manera procedemos, en caso de problemas, para
restaurar los datos anteriormente salvados, pero utilizando la ruta: Utilidades > Restaurar Copia de
Seguridad > ...
Si se posee en el equipo de trabajo un grabador de cd, lo
ideal es realizar la copia de seguridad en un cd regrabable mediante cualquier
software de grabación. Para ello, grábese íntegramente el directorio donde está
instalado el programa (por defecto C:\Archivos de Programa\AZControl). Para
restaurar luego el sistema, cópiese el contenido de dicho cd en el directorio
de instalación del programa.
14.- Cómo
realizar anotaciones.-
Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Anotaciones. Llénese el cuadro de texto que se
presenta de las anotaciones que se deseen y púlsese aceptar. Para volver a
verlas, sígase la misma ruta.
15.- Cómo
conectar con el bloc de notas o la calculadora.-
Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Bloc de Notas. Se abrirá la aplicación Bloc de
Notas de windows, mas desde el programa AZControl.
Sígase la siguiente ruta: Utilidades > Calculadora. Se abrirá la aplicación calculadora de
windows, mas desde el programa AZControl.
16.- Cómo
registrar el programa.-
Si desea registrar el programa, basta con que llame al
número de teléfono: 655 47 06 75; o se conecte con nuestra web: www.softpyme.net y siga
las instrucciones que en la sección de compras
se le indiquen; o bien mande un e-mail a: softpyme@softpyme.net con sus
datos de contacto.
17.- Cómo
adaptar el programa a sus necesidades.-
Aplicaciones SoftPyme, en su afán por adaptarse
totalmente a las necesidades de sus clientes y remarcar su eslogan de Artesanos del Software ofrece la
posibilidad de adaptar éste programa a sus necesidades particulares, en caso de
precisar alguna modificación, personalización ó ampliación.
Para más información, póngase en contacto a través de
nuestra página: www.softpyme.net o remitiéndonos un mail a softpyme@softpyme.net